ရောက်တတ်ရာရာ Excel ကမ္ဘာ (1)
အရင်ဆုံးပြောချင်တာကတော့ ခုရေးတဲ့ ဆောင်းပါးက Excel နဲ့ပတ်သက်ပြီး ရောက်တတ်ရာရာလေးတွေ၊ မှတ်ထားစရာလေးတွေကို ရေးသားဖော်ပြမှာဖြစ်ပါတယ်။ တစ်ချို့အချက်တွေက သိပြီးသူတွေအတွက် ဘာမှမဟုတ်ပေမယ့် တစ်ချို့အချက်အလက်လေးတွေကတော့ ခုမှ Excel ကို စတင်လေ့လာမယ့် မောင်ငယ်၊ ညီမငယ်များအတွက် အသုံးဝင်မယ်လို့ ထင်ပါတယ်။
ခေါင်းစဉ်အတိုင်း ရောက်တတ်ရာရာဖြစ်မယ်ဆိုတာကတော့ (၁၀၀%) အသေအချာပါပဲနော်။
ကဲ စတင်လေ့လာကြရအောင်
(1) Excel မှာ ကိုယ်ရောက်ချင်တဲ့ Shortcut တွေကို အမြန်ဆုံးနည်းနဲ့ ဘယ်လိုအသုံးပြုလို့ရပါသလဲ။
အလွယ်ကူဆုံးကတော့ (F10) ကို အရင်ဆုံးနှိပ်လိုက်ပါ။ (ဒီ shortcut ကို အသုံးမပြုခင်မှာတော့ ဘယ် Menu အောက်မှာ ဘာ Function ရှိတယ်ဆိုတာကို အနည်းငယ် သိရှိထားဖို့လိုပါတယ်။ ဥပမာ Home Menu အောက်မှာဆို စာလုံးအရွယ်အစား၊ ပုံစံ၊ အရောင် . . . အစရှိသဖြင့်ပေါ့) အဲဒီလိုဆိုရင်တော့ ခုအောက်မှာဖော်ပြထားတဲ့ပုံအတိုင်း မြင်တွေ့ရမှာပါ။
File Menu ကို(F), Home Menu ကို (M), Insert Menu ကို (N) . . . .အစရှိသဖြင့် အတိုကောက်စကားလုံးလေးတွေကို ရေးပေးထားပါတယ်။ ဥပမာအနနဲ့ ကိုယ်ရိုက်ထားတဲ့စာပိုဒ်ကို (A-Z) Sorting စီချင်တယ်ဆိုပါဆို့။ Sorting က Data Menu အောက်မှာရှိတာပါ။ အဲ့ဒီ့အတွက် ကိုယ် sorting စီမယ့် စာပုဒ်ကို selection ပေး။ F10 နှိပ်၊ A ကိုနှိပ်၊ Sorting ကို (SS) လို့ ကိုယ်စားပြုတယ်လို့ ထပ်မံ ညွှန်းထားတာကို တွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ အဲ့ဒါဆိုရင် S ကို နှစ်ကြိမ် နှိပ်လိုက်ပါ။ ဒါဆိုရင်တော့ sorting စီတဲ့နေရာကိုရောက်သွားမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။
နောက်ဥပမာတစ်ခုအနေနဲ့ ကိုယ်စာရိုက်ထားတဲ့ စာကြောင်းကို Fill Color ထည့်ချင်တယ်ဆိုပါဆို။ Font နဲ့ပတ်သက်တဲ့ Function တွေက Home Menu အောက်မှာရှိတာပါ။ အဲ့ဒီ့အတွက် ကိုယ် အရောင်ပြောင်းချင်တဲ့ Cell အကွက်ကို Selection ပေး - F10 နှိပ်- H ကိုနှိပ် - Fill Colour က (H) ကိုနှိပ်လိုက်ရင် အရောင်ကိုရွေးချယ်လို့ရတဲ့ Color Box ကျလာမှာဖြစ်ပါတယ်။
(2) Home menu အောက်မှာရှိတဲ့ Format Painter ဆိုတဲ့ Function က ဘာကိုအသုံးပြုတာလဲ?
ဥပမာဆိုပါစို့ ကိုယ်က စာလုံးတစ်လုံးကို ရိုက်ထားတယ်။ အဲ့ဒီစာလုံးကို စာလုံးဆိုဒ်ကြီး (Font Size Increase), Bold လုပ်၊ အရောင်ပြောင်း . . . အစရှိသဖြင့် ကိုယ်အလိုရှိသလိုပြောင်းထားတယ်။ နောက်ထပ်အသစ်ထပ်ရိုက်ထာတဲ့ စာလုံးကိုလည်း အဲ့ဒီ ပုံစံအတိုင်း တစ်ထပ်ထဲကျအောင် ပြုပြင်ပြောင်းလဲချင်တယ်ဆိုရင် . . .ကိုယ့်စိတ်ကြိုက်ပြောင်းလဲထားတဲ့ စာလုံးပေါ်မှာ Click – Home menu အောက်က Format Painter ကိုနှိပ် (Brush ပုံလေးပေါ်လာပါမယ်) - ကိုယ်ပြောင်းချင်တဲ့စာလုံးပေါ်ကို Click နှိပ်လိုက်ပါ။ ဒါဆိုရင်တော့ ကိုယ်အလိုရှိတဲ့ပုံစံအတိုင်း ပြောင်းသွားပါလိမ့်မယ်
(3) စာလုံးတွေကို ကိုယ့်စိတ်ကြိုက် အကြီး၊ အသေး ပုံစံပြောင်းမယ်
စာလုံးအသေးမှ အကြီးပြောင်းရန်
စာလုံးတွေကိုအသေးတွေနဲ့ရိုက်ထားတယ် (e.g. learning excel) အကြီးပြောင်းချယ်ဆိုရင် သူ့ရဲ့ဘေးအကွက် ((သို့) မိမိစိတ်ကြိုက်နေရာမှာ Click) လုပ်၊ စာလုံးအသေးကနေ အကြီးပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင် ဖော်မြူလာ အနေနဲ့ “=upper” လို့ရိုက် (မျက်တောင်အဖွင့်အပိတ် ထည့်ရိုက်စရာမလိုပါ) Enter ခေါက်
စာလုံးအကြီးမှ အသေးပြောင်းရန်
စာလုံးတွေကိုအကြီးတွေနဲ့ရိုက်ထားတယ် (e.g. LEARNING EXCEL) အသေးပြောင်းချယ်ဆိုရင် သူ့ရဲ့ဘေးအကွက် ((သို့) မိမိစိတ်ကြိုက်နေရာမှာ Click) လုပ်၊ ရင် ဖော်မြူလာ အနေနဲ့ “=lower” လို့ရိုက် (မျက်တောင်အဖွင့်အပိတ် ထည့်ရိုက်စရာမလိုပါ) Enter ခေါက်
စာကြောင်းပုံစံပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင်တော့ ဖော်မြူလာအနေနဲ့ “=proper” လို့ရိုက်ရမှာပဲဖြစ်ပါတယ်။
ဒီလိုတွေ စာလုံးအကြီးအသေးတွေပြောင်းလိုက်တယ်ဆိုရင် ပြောင်းလိုက်တဲ့စာလုံးတွေက စာအဖြစ်နဲ့ရှိနေတာမဟုတ်ဘဲ formula အနေနဲ့ပြောင်းသွားတာကို တွေ့ရပါလိမ့်မယ်။ (ဥပမာ -အမြင်မှာ learning English ဖြစ်နေပေမယ့် တကယ့်မှာတော့ “=PROPER(I15)” ဆိုတာမျိုးဖြစ်နေမှာပါ)။ အဲ့ဒီလို Formula တွေကို စာအဖြစ် ပြောင်းချင်တယ်ဆိုရင်
ကိုယ်ပြောင်းမယ့်စာကို Select မှတ် Copy ကူး - Right Click နှိပ် - Paste Special ကို ရွေး - Value ကိုရွေး - OK နှိပ်
(4) ခုရောက်နေတဲ့ရက်ကို သိချင်ရင် (Ctrl+:) ကိုနှိပ်ပါ။
(5) ခုရောက်နေတဲ့ အချိန်ကို သိချင်ရင် (Ctrol+Shift+:) ကိုနှိပ်ပါ။
(6) ဒေါင်လိုက် (Column) တစ်ခုလုံးကို Selection လုပ်ချင်ရင် (Ctrl + Space)
(7) အလျားလိုက် (Horizonal) တစ်ခုလုံးကို Selection လုပ်ချင်ရင် (Shift + Space)
(8) ကိုယ်လိုချင်တဲ့ Cell တွေကို သီးသန့်ရွေးပြီး Selection လုပ်ချင်ရင် (Ctrl + Click)
e.g.
ခုရိုက်ထားတဲ့ (aadf) ဆိုတဲ့စာလုံးတွေကို ခု select ပေးထားတဲ့ cell ကွက်တွေထဲ ဖြည့်ချင်တယ်ဆိုရင် aadf ဆိုတဲ့စာကို select ပေး - copy ကူး - ကိုယ်လိုချင်တဲ့နေရာတွေကို Ctrl+Click နဲ့ select မှတ် - အားလုံးပြီးသွားရင် enter ခေါက်ပါ။
ေရာက္တတ္ရာရာ Excel ကမာၻ (1)
အရင္ဆုံးေျပာခ်င္တာကေတာ့ ခုေရးတဲ့ ေဆာင္းပါးက Excel နဲ႔ပတ္သက္ၿပီး ေရာက္တတ္ရာရာေလးေတြ၊ မွတ္ထားစရာေလးေတြကို ေရးသားေဖာ္ျပမွာျဖစ္ပါတယ္။ တစ္ခ်ိဳ႕အခ်က္ေတြက သိၿပီးသူေတြအတြက္ ဘာမွမဟုတ္ေပမယ့္ တစ္ခ်ိဳ႕အခ်က္အလက္ေလးေတြကေတာ့ ခုမွ Excel ကို စတင္ေလ့လာမယ့္ ေမာင္ငယ္၊ ညီမငယ္မ်ားအတြက္ အသုံးဝင္မယ္လို႔ ထင္ပါတယ္။
ေခါင္းစဥ္အတိုင္း ေရာက္တတ္ရာရာျဖစ္မယ္ဆိုတာကေတာ့ (၁၀၀%) အေသအခ်ာပါပဲေနာ္။
ကဲ စတင္ေလ့လာၾကရေအာင္
(1) Excel မွာ ကိုယ္ေရာက္ခ်င္တဲ့ Shortcut ေတြကို အျမန္ဆုံးနည္းနဲ႔ ဘယ္လိုအသုံးျပဳလို႔ရပါသလဲ။
အလြယ္ကူဆုံးကေတာ့ (F10) ကို အရင္ဆုံးႏွိပ္လိုက္ပါ။ (ဒီ shortcut ကို အသုံးမျပဳခင္မွာေတာ့ ဘယ္ Menu ေအာက္မွာ ဘာ Function ရွိတယ္ဆိုတာကို အနည္းငယ္ သိရွိထားဖို႔လိုပါတယ္။ ဥပမာ Home Menu ေအာက္မွာဆို စာလုံးအ႐ြယ္အစား၊ ပုံစံ၊ အေရာင္ . . . အစရွိသျဖင့္ေပါ့)
အဲဒီလိုဆိုရင္ေတာ့ ခုေအာက္မွာေဖာ္ျပထားတဲ့ပုံအတိုင္း ျမင္ေတြ႕ရမွာပါ။
File Menu ကို(F), Home Menu ကို (M), Insert Menu ကို (N) . . . .အစရွိသျဖင့္ အတိုေကာက္စကားလုံးေလးေတြကို ေရးေပးထားပါတယ္။ ဥပမာအနနဲ႔ ကိုယ္႐ိုက္ထားတဲ့စာပိုဒ္ကို (A-Z) Sorting စီခ်င္တယ္ဆိုပါဆို႔။ Sorting က Data Menu ေအာက္မွာရွိတာပါ။ အဲ့ဒီ့အတြက္ ကိုယ္ sorting စီမယ့္ စာပုဒ္ကို selection ေပး။ F10 ႏွိပ္၊ A ကိုႏွိပ္၊ Sorting ကို (SS) လို႔ ကိုယ္စားျပဳတယ္လို႔ ထပ္မံ ၫႊန္းထားတာကို ေတြ႕ရပါလိမ့္မယ္။ အဲ့ဒါဆိုရင္ S ကို ႏွစ္ႀကိမ္ ႏွိပ္လိုက္ပါ။ ဒါဆိုရင္ေတာ့ sorting စီတဲ့ေနရာကိုေရာက္သြားမွာပဲျဖစ္ပါတယ္။
ေနာက္ဥပမာတစ္ခုအေနနဲ႔ ကိုယ္စာ႐ိုက္ထားတဲ့ စာေၾကာင္းကို Fill Color ထည့္ခ်င္တယ္ဆိုပါဆို။ Font နဲ႔ပတ္သက္တဲ့ Function ေတြက Home Menu ေအာက္မွာရွိတာပါ။ အဲ့ဒီ့အတြက္ ကိုယ္ အေရာင္ေျပာင္းခ်င္တဲ့ Cell အကြက္ကို Selection ေပး - F10 ႏွိပ္- H ကိုႏွိပ္ - Fill Colour က (H) ကိုႏွိပ္လိုက္ရင္ အေရာင္ကိုေ႐ြးခ်ယ္လို႔ရတဲ့ Color Box က်လာမွာျဖစ္ပါတယ္။
(2) Home menu ေအာက္မွာရွိတဲ့ Format Painter ဆိုတဲ့ Function က ဘာကိုအသုံးျပဳတာလဲ?
ဥပမာဆိုပါစို႔ ကိုယ္က စာလုံးတစ္လုံးကို ႐ိုက္ထားတယ္။ အဲ့ဒီစာလုံးကို စာလုံးဆိုဒ္ႀကီး (Font Size Increase), Bold လုပ္၊ အေရာင္ေျပာင္း . . . အစရွိသျဖင့္ ကိုယ္အလိုရွိသလိုေျပာင္းထားတယ္။ ေနာက္ထပ္အသစ္ထပ္႐ိုက္ထာတဲ့ စာလုံးကိုလည္း အဲ့ဒီ ပုံစံအတိုင္း တစ္ထပ္ထဲက်ေအာင္ ျပဳျပင္ေျပာင္းလဲခ်င္တယ္ဆိုရင္ . . .ကိုယ့္စိတ္ႀကိဳက္ေျပာင္းလဲထားတဲ့ စာလုံးေပၚမွာ Click – Home menu ေအာက္က Format Painter ကိုႏွိပ္ (Brush ပုံေလးေပၚလာပါမယ္) - ကိုယ္ေျပာင္းခ်င္တဲ့စာလုံးေပၚကို Click ႏွိပ္လိုက္ပါ။ ဒါဆိုရင္ေတာ့ ကိုယ္အလိုရွိတဲ့ပုံစံအတိုင္း ေျပာင္းသြားပါလိမ့္မယ္
(3) စာလုံးေတြကို ကိုယ့္စိတ္ႀကိဳက္ အႀကီး၊ အေသး ပုံစံေျပာင္းမယ္
စာလုံးအေသးမွ အႀကီးေျပာင္းရန္
စာလုံးေတြကိုအေသးေတြနဲ႔႐ိုက္ထားတယ္ (e.g. learning excel) အႀကီးေျပာင္းခ်ယ္ဆိုရင္ သူ႔ရဲ႕ေဘးအကြက္ ((သို႔) မိမိစိတ္ႀကိဳက္ေနရာမွာ Click) လုပ္၊ စာလုံးအေသးကေန အႀကီးေျပာင္းခ်င္တယ္ဆိုရင္ ေဖာ္ျမဴလာ အေနနဲ႔ “=upper” လို႔႐ိုက္ (မ်က္ေတာင္အဖြင့္အပိတ္ ထည့္႐ိုက္စရာမလိုပါ) Enter ေခါက္
စာလုံးအႀကီးမွ အေသးေျပာင္းရန္
စာလုံးေတြကိုအႀကီးေတြနဲ႔႐ိုက္ထားတယ္ (e.g. LEARNING EXCEL) အေသးေျပာင္းခ်ယ္ဆိုရင္ သူ႔ရဲ႕ေဘးအကြက္ ((သို႔) မိမိစိတ္ႀကိဳက္ေနရာမွာ Click) လုပ္၊ ရင္ ေဖာ္ျမဴလာ အေနနဲ႔ “=lower” လို႔႐ိုက္ (မ်က္ေတာင္အဖြင့္အပိတ္ ထည့္႐ိုက္စရာမလိုပါ) Enter ေခါက္
စာေၾကာင္းပုံစံေျပာင္းခ်င္တယ္ဆိုရင္ေတာ့ ေဖာ္ျမဴလာအေနနဲ႔ “=proper” လို႔႐ိုက္ရမွာပဲျဖစ္ပါတယ္။
ဒီလိုေတြ စာလုံးအႀကီးအေသးေတြေျပာင္းလိုက္တယ္ဆိုရင္ ေျပာင္းလိုက္တဲ့စာလုံးေတြက စာအျဖစ္နဲ႔ရွိေနတာမဟုတ္ဘဲ formula အေနနဲ႔ေျပာင္းသြားတာကို ေတြ႕ရပါလိမ့္မယ္။ (ဥပမာ -အျမင္မွာ learning English ျဖစ္ေနေပမယ့္ တကယ့္မွာေတာ့ “=PROPER(I15)” ဆိုတာမ်ိဳးျဖစ္ေနမွာပါ)။ အဲ့ဒီလို Formula ေတြကို စာအျဖစ္ ေျပာင္းခ်င္တယ္ဆိုရင္
ကိုယ္ေျပာင္းမယ့္စာကို Select မွတ္ Copy ကူး - Right Click ႏွိပ္ - Paste Special ကို ေ႐ြး - Value ကိုေ႐ြး - OK ႏွိပ္
(4) ခုေရာက္ေနတဲ့ရက္ကို သိခ်င္ရင္ (Ctrl+:) ကိုႏွိပ္ပါ။
(5) ခုေရာက္ေနတဲ့ အခ်ိန္ကို သိခ်င္ရင္ (Ctrol+Shift+:) ကိုႏွိပ္ပါ။
(6) ေဒါင္လိုက္ (Column) တစ္ခုလုံးကို Selection လုပ္ခ်င္ရင္ (Ctrl + Space)
(7) အလ်ားလိုက္ (Horizonal) တစ္ခုလုံးကို Selection လုပ္ခ်င္ရင္ (Shift + Space)
(8) ကိုယ္လိုခ်င္တဲ့ Cell ေတြကို သီးသန႔္ေ႐ြးၿပီး Selection လုပ္ခ်င္ရင္ (Ctrl + Click)
e.g.
ခု႐ိုက္ထားတဲ့ (aadf) ဆိုတဲ့စာလုံးေတြကို ခု select ေပးထားတဲ့ cell ကြက္ေတြထဲ ျဖည့္ခ်င္တယ္ဆိုရင္ aadf ဆိုတဲ့စာကို select ေပး - copy ကူး - ကိုယ္လိုခ်င္တဲ့ေနရာေတြကို Ctrl+Click နဲ႔ select မွတ္ - အားလုံးၿပီးသြားရင္ enter ေခါက္ပါ။
